JOB: Medewerker administratie en onthaal

Wie zijn we?
Verspreid in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest liggen 22 gemeenschapscentra die samen N22 Brusselse gemeenschapscentra vormen. De gemeenschapscentra hebben een uitgebreid artistiek, sociaal, cultureel en educatief aanbod. Van heel lokale activiteiten (zoals een wekelijkse danscursus, een quiz van een lokale ouderenvereniging en een theatervoorstelling voor kinderen) tot projecten en samenwerkingen met een gewestbrede impact en uitstraling (zoals de festivals Vrouwenlente of Bewogen). Neem zeker een kijkje op www.n22.brussels, de koepelsite van de centra.

De Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) is de inrichtende macht van de gemeenschapscentra. Ze vallen onder de entiteit gemeenschapscentra van het beleidsdomein Cultuur, Jeugd en Sport (CJS), die de 22 centra centraal ondersteunt. Andere deeldomeinen daarvan zijn algemeen cultuurbeleid, kunsten en erfgoed, lokaal cultuurbeleid, sociaal-cultureel werk, bibliotheekwerk, jeugdwerk, speelpleinen en sport.

Waar werk je?
Jij komt terecht bij GC Nekkersdal, het gemeenschapscentrum in Laken. GC Nekkersdal huist samen met de Hoofdstedelijke Bibliotheek, en biedt plek aan een IBO, consultatiebureau, fietsbieb, babytheek en eetcafé. De gemeenschapscentra zetten zich met hart en ziel in voor de ontmoetings- en ontplooiingskansen van alle Brusselaars die aansluiting zoeken bij de Nederlandstalige gemeenschap. De gemeenschapscentra laten de stem van deze Brusselaars horen en doen actief en met succes aan gemeenschapsvorming

Wat doe je?
Als medewerker administratie en onthaal heb je een breed takenpakket. Enerzijds ben je verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van de werking van het gemeenschapscentrum. Daarnaast ben je ook verantwoordelijk voor een warm onthaal bij de activiteiten (voornamelijk het educatief aanbod) van het gemeenschapscentrum en ondersteun je mee de publiekswerking. Je takenpakket kan opgedeeld worden in drie clusters: opvolging van het (educatieve) aanbod, ondersteuning onthaal en communicatie en ondersteuning algemene werking.

Opdrachten

Opvolging van het (educatieve) aanbod:

  • Je doet de invoer en backoffice opvolging in de digitale registratietool Kwandoo
  • Je bent het eerste aanspreekpunt voor lesgevers en deelnemers
  • Je beheert de aanwezigheidslijsten, medische fiches, documenten materiaal uitleen
  • Je bereidt het administratieve luik van subsidiedossiers voor
  • Je helpt mensen inschrijven voor cursussen, activiteiten en ticketverkoop via de digitale registratietool Kwandoo
  • Je beheert het spel- en knutselmateriaal, zorgt voor aanvullingen en voor de nodige afspraken met lesgevers en collega’s over het gebruik ervan

Ondersteuning onthaal en communicatie:

  • Je houdt het adressenbestand up to date
  • Je bereidt de distributierondes voor en legt nieuwe contacten in de buurt
  • Je zorgt mee voor de invoer van activiteiten in de digitale planningstool Yesplan
  • Je bemant sporadisch de onthaalbalie, ook ’s avonds en in het weekend
  • Je maakt bezoekers wegwijs, detecteert vragen en verwijst door naar de betrokkenen

Ondersteuning algemene werking:

  • Je neemt deel aan het teamoverleg en verzorgt mee de interne communicatie
  • Je versterkt de medewerker voorbereidende boekhouding: kasboek bijhouden, financiële documenten klasseren, documenten loonadministratie klasseren...
  • Je ondersteunt activiteiten en projecten van het GC, zowel op logistiek als op administratief vlak
  • Je bent enthousiast aanwezig op grote evenementen van Nekkersdal waar het hele team de schouders onder zet

Wie zoeken we?
Je hebt maximaal een diploma van het secundair onderwijs De VGC houdt rekening met elders verworven competenties (EVC). Beschik je over een EVC-attest, dan kom je ook in aanmerking.

Competentieprofiel Waardegebonden competenties:

  • dienstbaar zijn
  • integer handelen
  • betrokken zijn

Niveaugebonden competenties Interactief gedrag:

  • mondeling vaardig zijn
  • schriftelijk vaardig zijn
  • samenwerken Omgaan met informatie
  • problemen analyseren Probleemoplossend gedrag
  • resultaatgericht werken
  • klantgericht handelen
  • nauwkeurig en met zin voor orde en netheid werken
  • flexibel reageren

Functiegebonden competenties:

  • goede kennis hebben van informatica- en communicatietechnieken (vb. e-mail, Word, Excel, internet …)
  • snel kunnen inwerken in nieuwe softwaretoepassingen (Yesplan, Kwandoo …)
  • bereid zijn om af en toe ’s avonds en in het weekend te werken
  • kennis hebben van het Frans is een pluspunt
  • kennis hebben van de Brusselse leefwereld is een pluspunt

Herken je jezelf in dit profiel? Stel je dan zeker kandidaat!

Wat krijg je in ruil?

  • Halftijds (50%) vervangingsovereenkomst met ingang vanaf september 2022 voor de duur van de afwezigheid van de titularis (met kans op een eventuele verlenging)
  • Loonschaal C111
  • Een mooi loonpakket in overeenstemming met je niveau, 35 vakantiedagen op jaarbasis, maaltijdcheques, gratis woon-werkverkeer (ook MIVB-abonnement) en ruime vormingsmogelijkheden

Hoe solliciteren?
Stel je kandidaat door het registratieformulier https://www.jobsolutions.be/register/11741-4 te vullen, ten laatste op 7 augustus 2022.

De selectiegesprekken zijn gepland in de week van 15 augustus 2022 in de Emile Jacqmainlaan 135, 1000 Brussel. Als je geselecteerd wordt voor het gesprek, krijg je nog een uitnodiging.

Meer informatie? Heb je nog vragen over de inhoud van deze functie? Contacteer dan Dorien Herremans, centrumverantwoordelijke bij gemeenschapscentrum Nekkersdal, via 02 421 80 60 of dorien.herremans@vgc.be

Heb je nog vragen over de inhoud van de selectieprocedure? Contacteer dan Annelies Heyvaert via annelies.heyvaert@vgc.be

VOOR DE VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE ZIJN GELIJKE KANSEN BELANGRIJK. KWALITEITEN VAN MENSEN ZIJN DOORSLAGGEVEND, ONGEACHT GESLACHT, LEEFTIJD, AFKOMST OF HANDICAP